ניהול שלב התכנון

שלא כמו פרויקט בניה קונבנציונאלי למגורים למשל או לאחסנה פשוטה או לתעשייה קלה להשכרה, פרויקט ייעודי עם מטרה פונקציונאלית מוגדרת הוא אתגר בלתי קונבנציונאלי וייחודי, שונה מכל פרויקט אחר שתכננת וניהלת. תהליך התכנון של פרויקט כזה הינו לכן בעל חשיבות עוצמתית בהרבה ובעל השפעה חד משמעית על הצלחת הפרויקט והעמידה ביעדים שלו.

בתהליך התכנון הולכות ונסגרות אופציות ודרגות חופש ככל שמתקדמים בתכנון ובקבלת ההחלטות ההנדסיות. כל טעות או השמטה יכולות להחזיר אותנו אחורה בלוח הזמנים ולגרום נזק לפרויקט. אי לכך חשוב מאד לפעול בצורה סיסטמתית וסדורה, תוך כדי בחינה של כל שלב ושלב לעומק, ובעיקר קבלת החלטות והסכמות לפני המעבר לשלב הבא. לאור זאת, התכנון מחולק למספר שלבים בסדר די קבוע הכולל:

1. תכנון מוקדם –מוגדר כ 30% - Preliminary Design - המשך ישיר של התכנון הרעיוני פונקציונאלי, תוך פיתוח אדריכלי בעיקר, מערכי חדרים ופונקציות, פתרון עקרוני לכל המערכות התומכות ולתשתיות הנדרשות תוך הקצאת שטחים וחללים עבורן, גיבוש צורני של הפרויקט, אומדני מתכנן ברמת דיוק ראשונית של כ 20% - 25% והערכת זמנים. התכנון המוקדם מסתיים במופע של סקר תכנון DR , אשר במסגרתו מוצגים התוצרים לגורמי המזמין, למאפיין ולמקבלי ההחלטות. אישור השלב הזה הוא תנאי להמשך התכנון.
2. תכנון סופי – מוגדר 60% - Design Development – בשלב זה מתקיים פיתוח של התכנון .תשתיתי ראשי, מוגדרת התחברות לתשתיות קיימות או תגבור של תשתיות קיימות, מוצגת העמידה בתנאי הרגולציה ותנאי הרישוי, מוצגת עמידה בדרישות גורמי הבטיחות, הגהות, הסביבה והקיימות. בסיום התהליך נראה תכניות ופתרונות הנדסיים אשר יתנו תמונה סופית ברורה וחד משמעית של הפרויקט על כל המרכיבים שלו, אומדן תקציבי מלא ומעודכן ולוח זמנים מעודכן להקמתו.
   התכנון הסופי מסתיים במופע של סקר תכנון חוזר DR, אשר במסגרתו מוצגים התוצרים לגורמי המזמין כנ"ל ולמקבלי ההחלטות. אישור השלב הזה הוא תנאי למעבר לתכנון המפורט ולתכניות לביצוע ולעיתים גם תנאי להנעת רכש של ציוד ייעודי מטעם המזמין – למשל – מכונות יצור, מערכות תהליכיות ארוכות טווח וכד'.
   תוך כדי שלב התכנון ההנדסי הסופי מוגשת הבקשה להיתר בניה או בקשה מסוג אחר שתאפשר את ההקמה בלוח הזמנים הנדרש.
   בתום שלב התכנון הסופי, קיימת אפשרות למסור את התכניות בצרוף מפרטים, דרישות איכות ותנאים, נוספים לקבלן המבצע, אשר ישלים את התכן ויכנס לביצוע מוקדם.
3. תכנון מפורט – מוגדר 90% - Detail Design – בשלב זה מפותח התכנון הסופי לכלל תכניות ומפרטים הנדסיים מפורטים ומתאימים לביצוע. נבחרים חומרי גמר מפורטים, מתוכננות המערכות והתשתיות לרמה המתאימה לביצוע, התכניות עולות לרמת פרוט מתאימה לביצוע, החללים מתמלאים בציוד, רהוט, מסלולי תנועה, פתרונות בטיחות ונגישות וכד'. המתכננים השונים מכינים מפרטים טכניים, הוראות ביצוע ותחזוקה, הנחיות למערכות הבקרה והתיעוד. עורכי החומר להקמה או למכרז, על פי העניין, מכינים הוראות הקמה, תנאים מיוחדים להקמה, הוראות בטיחות וביטחון, ארגון שטחי ההתארגנות וכד'.
   בסיום התהליך של התכנון המפרט, נסגרו רוב דרגות החופש של המתכננים והפתרו ההנדסי מוגדר באופן מלא וניתן לביצוע. התכנון המפורט מוצג למזמין ולגורמי המקצוע שלו ומקבלי ההחלטות, באירוע מכונן של סקר תכנון לקראת ביצוע הנקרא Critical Design Review CDR – בו מוצג התכנון המפורט, דרגת המוכנות לביצוע, פערים מול רשויות וגורמים אחרים במידה וקיימים וכן תקציב מפורט ברמת דיוק של 10% - 15% ולוח זמנים שילדי להקמה. עם אישור התכנון המפורט כנ"ל, ניתן אור ירוק לצאת לשלב הביצוע לרוב לאחר השלמת פערים ומסמכי מכרז או מסמכים משפטיים אחרים.
4. תכניות לביצוע – מסמכי הקמה – Construction Documents – זהו תהליך של הגדרת המסמכים והתכניות השונות "לביצוע". להגדרה זו משמעות פורמלית חשובה. אלו כבר לא מסמכי מכרז או מסמכים על פיהם נותן הקבלן הצעת מחיר, אלא מסמכים מחייבים אותו וגם את המתכננים ומנהלי הפרויקט בשלבי ההקמה. מסמכי הביצוע כוללים לרוב את החומר הבא:
   
   
   • תכניות בסטטוס "לביצוע" בכל המקצועות.
   • מפרטים טכניים בסטטוס דומה.
   • מסמך תנאים מיוחדים לתכנון ולהקמה בסטטוס דומה.
   • מסמכים משפטיים חתומים.
   • כתבי כמויות ומחירים חתומים – במידה והתמורה מבוססת כמויות למדידה.
   • מסמך מסודר למסירת האתר לקבלן ההקמה, כולל מידע דרוש.
5. עם סיומו של השלב האחרון הזה, אנו עוברים באופן מסודר לשלבי ההקמה.